「書面にかえて」の誤解

集会せずに決議をする？
　

　コロナ騒動で非常事態が続いています。年度末の総会が延期のまま開催日時が決まらず、決算報告も新役員の引継ぎもできずに組合運営に支障をきたしています。この時期、早く総会を開きたいという理事長もいることでしょう。

どうしたら総会が開けるのかと理事は頭がいたいところでしょう。
とあるマンションのことです。そのマンションの管理組合の理事は、以前に管理会社の担当者から言われたことを思いだしました。「集会することなく、書面に変えて議決することができますよ」「全戸に議案を送付し、書面で議決してもらう、過半数あれば議案承認ということです」なるほど。総会を開かなくても、「書面で決議」する方法で決議ができるのだ。と思ったことでしょう。

　この理事は、早速理事長にこのことを伝え、早急に書面による決議を実行するよう進言しました。場所、日時を指定せず、集会することなく決議ができるなら都合がいいとばかりに理事長はその準備にかかりました。でも、これダメです。りっぱな区分所有法違反ですから。この理事は、管理会社の担当者の本意を曲げて、都合のいいように解釈したようです。もっとも、「書面にかえて決議ができる」これ自体は正解です。

ただし条件があります。書面にかえての決議とは。では区分所有法ではどう言っているのか見てみましょう。

区分所有法50条

1.規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面による決議をすることができる。

2.規約により、総会において決議するべきものとされた事項については、組合員全員の書面による合意があったときは、書面による決議があったものとする。

1において、「集会の代わりに、書面だけで決議してもいいですか」という問いに対し、区分所有者全員が「はい、いいですよ」という承諾が事前に必要ということです。場所、日時を指定せずに集会のかわりに書面決議する場合は事前にこのような手続きを踏まなければなりません。

繰り返しますが承諾の条件は、区分所有者の過半数ではなく、全員の承諾が必要ということです。反対者が1人いても、無回答者が1人でもいたら決議はもちろん、決議する場、方法としてダメということになります。

2において決議する事項では承認（否認）は過半数ではなく全員となります。全員が承認に賛成してこそ承認が決議されるということ。これも過半数ではありません。つまり1において全員が「集会をせず書面で決議していいよ」という承諾を得たのち、2で各議案でも全員が承認しなければその議案は承認されないということ。

この条件けっこうハードル高いですよね。この条件をクリアすること自体、先ずムリです。総会でも欠席者はたくさんいますし、議決権行使書の返事がないのは当たり前です。全員の承諾、承認なんてのはほぼありえません。
これは電磁的方法（メールとかwebとか）にも準用されます。例えweb上での総会を企画していても事前に全員の承諾がいるということですから気をつけてくださいね。

議論なき集会は集会にあらず

　こんなに条件が厳しい背景には、物事を決めるには、いろんな意見を聞いたり、話したりして判断の材料を揃えてから決める。つまり集会での論議を重視してのことでしょう。書面の決議では論議できませんから。双方向の意見交換の場にはなりませんよね。
総会は、決めることより、決めるまでの過程、手続きが大切ですということです。
安易に、議論もせず多数決で決めることは民主的じゃないから止めましょうね。ということを区分所有法で言っているのでしょうか。